Huishoudelijk reglement van de Stichting Vogel- en Natuurwacht Flevoland,
vastgesteld op 16 juli 2008
Algemeen | ||
1. | Dit reglement is het huishoudelijk reglement als bedoeld in de art. 14 van de statuten van de stichting. | |
Werkgroepen – algemeen | ||
2. | In dit reglement wordt de term ‘werkgroep’ gebruikt voor wat in de statuten van de stichting (art. 9 en 10) ‘commissie’ of (art. 11) ‘redactie’ heet. |
|
3. | Een werkgroep heeft een schriftelijke taakomschrijving. | |
4. | De taakomschrijving van een werkgroep wordt vastgesteld door het bestuur van de stichting. | |
Werkgroepen – samenstelling | ||
5. | Een werkgroep heeft één formeel aanspreekpunt (de voorzitter, coördinator of contactpersoon), die verantwoordelijk is voor de contacten van de werkgroep met het bestuur van de stichting. |
|
6. | Voor een werkgroep is binnen het bestuur van de stichting één bestuurslid de formele contactpersoon voor de werkgroep en verantwoordelijk voor de contacten van het bestuur met de werkgroep. |
|
7. | De contactpersoon vanuit het bestuur kan dezelfde zijn als het aanspreekpunt van de werkgroep. | |
8. | De contactpersoon vanuit het bestuur hoeft niet deel te nemen aan de activiteiten van de werkgroep, maar neemt op verzoek van het aanspreekpunt wel deel aan bijeenkomsten. |
|
9. | Deelname aan een werkgroep staat in principe open voor elke donateur van de stichting. | |
Werkgroepen – financiering | ||
10. | Activiteiten van een werkgroep kunnen gefinancierd worden door de stichting. Over financiering beslist het bestuur van de stichting. |
|
11. | Algemene voorwaarden voor financiering zijn: | |
a. | er wordt vooraf een schriftelijke begroting (op jaarbasis ) ingediend; | |
b. | betalingen worden alleen gedaan op grond van originele, bij de penningmeester van de stichting ingeleverde, rekeningen; |
|
c. | na afloop van het jaar wordt een schriftelijke financiële verantwoording ingediend. | |
Werkgroepen – rapportage | ||
12. | Het bestuur van de stichting nodigt jaarlijks een afvaardiging uit de werkgroep uit om bijgepraat te worden over het reilen en zeilen van de werkgroep. |
|
13. | Een werkgroep maakt jaarlijks vóór 1 april een verslag van haar activiteiten voor publicatie in het tijdschrift en op de website en voor opname in het jaarverslag van de stichting. |
|
Werkgroepen – activiteiten | ||
14. | Een werkgroep stemt de data van haar activiteiten af met de werkgroep Activiteitencommissie in verband met de algehele planning; de Activiteitencommissie zorgt voor publicatie in de activiteitenkalender in het tijdschrift en op de website van de stichting. |
|
15. | Voor gegevens uit systematische inventarisaties van een werkgroep geldt het volgende: | |
a. | de gegevens zijn formeel eigendom van de Stichting; | |
b. | er worden voorzorgen getroffen om het verlies van gegevens te vermijden; | |
c. | minstens één keer per jaar wordt een kopie van de gegevens voor de stichting gemaakt ten behoeve van back-up centrale archivering; |
|
d. | gegevens zijn ad hoc door het bestuur op te vragen. | |
Verzekeringen | ||
16. | Donateurs van de stichting zijn tijdens activiteiten georganiseerd door het bestuur of een werkgroep verzekerd voor de wettelijke aansprakelijkheid voor eventuele gevolgen voor derden van hun deelname aan die activiteiten. |
|
17. | Afgezien van het bepaalde in het voorgaande punt nemen donateurs en niet-donateurs voor eigen risico deel aan activiteiten van de stichting. |